内蒙古自治区档案馆机关档案管理办法

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     发布时间：2024-11-19 15:24    来源：    浏览次数：     【关闭】

第一条  为加强机关档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》及《内蒙古自治区档案条例》等有关规定，结合档案馆实际，制定本办法。

第二条  本办法所称档案，是指档案馆在公务活动中直接形成的，对档案馆及社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。

第三条  各处室、单位在工作活动中形成的不同门类、不同形式、不同载体的档案，由机关档案室集中统一管理，确保机关档案的真实、完整、安全，便于档案资源的开发利用及共享。

第四条  机关档案工作由档案馆馆务会领导，办公室具体负责。主要职责是：

（一）贯彻执行档案法律法规、规章制度和国家有关方针政策，建立健全机关档案工作制度规范；

（二）将机关档案工作纳入档案馆整体发展规划，促进机关档案信息化建设与档案馆其他工作同步发展；

（三）健全与新形势相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备及经费；

（四）研究决定机关档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第五条  分管办公室工作的副馆长负责机关档案工作。主要职责是：

（一）组织学习宣传、贯彻执行《档案法》，落实上级部门关于档案工作的各项方针政策；

（二）主持制定机关档案事业建设和发展规划，审查机关档案工作计划、工作报告和规章制度；

（三）加强对机关档案工作的组织领导，督促、协调各处室、单位按照上级部门及档案馆的要求做好机关档案业务工作；

（四）关心、支持档案室的建设与发展，给予人力、财力、物力支持；

（五）解决机关档案工作中的重大问题和困难，改善机关档案工作条件，保证机关档案工作与档案馆各项工作协调发展。

第六条  档案室是保存和提供利用机关档案的专门机构。主要职责是：

（一）贯彻执行档案工作法律法规和方针政策，制订并组织实施机关档案管理工作规划；

（二）负责完善和制订机关档案管理工作的规章制度，并监督、检查各处室、单位贯彻落实情况；

（三）负责督促、检查和指导机关各处室、单位的档案工作；

（四）负责机关各类档案和有关资料的收集、整理、保管、统计与鉴定，维护机关档案的齐全、完整、系统与安全；

（五）负责电子文件的接收和整理、归档以及机关档案在线移交，推进机关档案数字化、信息化工作；

（六）负责组织开展机关档案的开放审核工作；

（七）负责编制检索工具，开发、利用档案信息资源；

（八）负责组织开展档案宣传教育活动；

（九）承担档案馆交办的其他工作。

第七条  机关档案工作受自治区档案主管部门的指导、监督和检查。

第八条  各处室、单位应当严格落实档案工作责任制，设置兼职档案员，负责本处室、单位各项工作文件材料归档，做到及时、完整、准确、系统。各处室、单位兼职档案员应保持人员相对稳定。

第九条  档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具备相应的专业知识与技能。

第十条  各处室、单位应当按照机关文件材料归档范围和整理规范，将本处室、单位形成的文件材料收集完整，定期向档案室移交。

第十一条  档案馆的重要基建工程、重要修缮项目、重大科研成果、重大设备采购项目等在验收、鉴定前，须由档案室和承担项目的处室、单位对工程、项目或成果档案进行验收，重要业务管理系统验收、鉴定前，应当进行业务系统在线归档功能验收。

第十二条  机关办公自动化系统形成的电子文件及纸质文件电子版归档工作，按照国家有关电子文件归档与管理的规定执行。

第十三条  各处室、单位直接形成的对机关具有保存价值的各类文件材料，均纳入归档范围,按照《内蒙古自治区档案馆机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表》收集齐全完整，规范整理，且需符合下列要求：

（一）纸质文件材料和电子文件同步归档；

（二）归档的文件材料一般为原件，应当使用耐久、可靠、满足长期利用需求的记录载体和记录方式；归档的声像材料声音、画面应清晰，符合有关规范和标准的要求；电子文件的归档需按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）、《文书类电子文件元数据方案》（DAT 46-2009）、《照片类电子档案元数据方案》（DAT 54-2014）、《录音录像类电子档案元数据方案》（DAT 63-2017）执行；

（三）目录、备考表及档案装具应符合规范要求；

（四）归档的文件材料著录信息应符合机关档案管理系统要求。

第十四条  各门类文件材料归档时间按照《文件材料归档制度》（附件1）执行。

第十五条  凡列入归档范围的文件材料，任何部门和人员不得拒绝归档或据为己有。

第十六条  档案室对室藏档案进行分类、编号、上架，编制检索工具，确定利用权限。建立档案借阅和审批制度，做好档案的利用登记。

第十七条  档案室应当及时研究、改进档案保护技术，及时修补、修复残破档案。建立健全库房管理制度，落实防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防磁、防高温、防强光等措施，控制库房温湿度，确保档案安全。

第十八条  档案室应当做好档案的鉴定销毁工作。由办公室对保管期限已满的档案进行鉴定，将拟销毁的档案编制清册，报分管领导审批后予以销毁。销毁档案需指定专人实施，相关部门派人监销，并在销毁清册上签名。未经鉴定和批准，任何人不得擅自销毁档案。

第十九条  建立机关档案统计、检查制度。定期对机关档案的收集、整理、保管、利用和档案室内部各种数据进行统计和检查，并按照国家和自治区有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第二十条  机关档案的利用应遵守以下原则：

（一）档案员严格遵守保密制度，保守秘密，不随意提供档案或扩大利用范围。

（二）本机关工作人员借阅、利用档案，需办理借阅登记手续。外单位因工作需要查阅档案，须持单位介绍信，并经分管领导同意，方可查阅。档案一般不外借，特殊情况须经办公室主任批准。

（三）借阅的档案资料必须妥善保管，并注意保密，不得转借。各级各类人员查阅、利用档案，对所查阅、借阅的档案应当严加爱护，严禁圈划、涂抹、折叠等。凡失密、损坏档案者，将按照档案法和保密法等有关规定予以处理。

（四）档案借阅完毕后应当及时归还。借阅时间一般不得超过5个工作日，如继续借阅，须另行办理续借手续。

第二十一条  设立档案查阅利用室，提供开放档案目录、计算机查询系统等，为档案利用者创造便利条件。

第二十二条  将机关档案信息化工作纳入档案馆信息化发展规划，统筹落实相关经费，保证机关档案信息化特别是机关数字档案室建设。

第二十三条  加强机关档案信息化建设，推进档案管理信息系统与办公自动化系统及馆内其他业务系统等相互衔接，采取措施保障档案信息安全。

第二十四条  档案信息化领导小组负责机关档案室、档案管理信息系统及办公自动化系统的建设与维护。保密委员会办公室负责档案收集、整理、利用等流程的保密监督工作。各处室、单位协同推进机关档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源共享利用。

附件：1.《文件材料归档制度》

            2.《机关档案鉴定销毁制度》

            3.《机关档案利用制度》

            4.《机关档案室保密制度》

            5.《机关档案室突发事件应急预案》

            6.《机关档案室管理工作奖励和责任追究制度》

            7.《人才配备与经费保障制度》

附件1

文件材料归档制度

一、凡是记述和反映我馆职能活动和历史面貌的具有保存价值的各种文字、图表、声像等载体的文件材料均应归档，任何部门和个人不得分散保存或据为己有。

二、归档的文件材料应按归档范围收集完整、齐全，并按机关档案分类方案进行分类、整理，文件材料不短缺、不遗漏、不重复。

三、归档的文件材料应当为原件，必须符合要求，严禁使用红色墨水、纯蓝墨水、铅笔、圆珠笔、复写纸、复印件，保证字迹清晰牢固耐久，不断提高档案质量。

四、凡是归档的文件材料件号、页号、目录、备考表等项内容必须填写正确、规范，标题简明确切，装订整齐、牢固、美观，不适合装订的文件、图纸等应当折叠整齐。

五、文书档案和其他能按照自然年度整理的档案，应当在次年第一季度前归档。科研成果、项目档案，应当在项目鉴定后两个月内归档。其他档案按有关规定及时归档。

六、严格履行交接手续，交接目录一式两份，交接双方应当逐件检查、清点，验收签字。

附件2

机关档案鉴定销毁制度

一、机关档案鉴定以档案主管部门的指导性文件和本单位《文件材料归档范围及档案保管期限表》作为鉴定的依据和标准。

二、机关档案鉴定工作需经分管领导同意，由档案管理人员和有关处室人员组成鉴定小组，定期对保管期限已满的机关档案进行鉴定，提出存毁意见。

三、经鉴定，仍需继续保存的档案，应当重新划定保管期限；对已失去利用价值和保存价值的机关档案，需要销毁的，由鉴定小组提出意见，编制销毁清册。

四、档案鉴定小组形成机关档案鉴定工作报告，连同机关档案销毁清册，报请分管领导审批同意，在档案管理系统删除相关数据。

五、机关档案销毁清册永久保存。

六、严禁任何个人、任何部门擅自销毁机关各类档案。

附件3

机关档案利用制度

一、为确保机关档案室更好地为利用者提供服务，发挥档案资政育人作用，特制定本制度。

二、档案工作人员应当熟悉室藏档案、资料，积极主动为各处室、单位提供服务。

三、机关工作人员可根据权限，通过内网查阅利用机关档案室的开放档案资料。需在机关档案室查阅利用的，应当填写查阅登记。

四、查阅重要或涉密档案的，按照档案保密制度办理；查阅本职范围外重要档案的，须经办公室主任批准，必要时报请分管领导批准。

五、借阅者未经允许不得拍照、录相、摘录、翻印、复印档案资料。

六、查阅利用档案应当维护档案原貌，不得涂改、拆卷、损毁档案。对违规者，档案室有权给予劝告、责令赔偿，直至追究法律责任。

七、任何人不得窃取、出卖和非法利用档案，违者将追究法律责任。

八、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，须经有关领导批准，办理外借手续，并在规定期限内归还。

附件4

机关档案室保密制度

一、为保守档案秘密，确保档案室安全，特制定本制度。

二、档案室是保存和利用机关档案的专门机构，也是档案馆的保密要害部位之一，档案管理人员应当高度重视档案安全和保密工作，严格遵守安全保密法律法规和相关制度。

三、所有涉密档案的整理、接收、利用等应当严格遵循涉密档案管理办法，由专门的涉密计算机存储，并标明密级，由专人管理。

四、按照涉密计算机管理办法的要求，确保涉密计算机的安全有效。

五、非档案室人员出入档案库房，须严格履行登记手续。

六、严格遵守档案保密守则，任何人不得泄密，不得私自摘抄、复制、传播涉密档案内容。

七、未经批准，任何人不得私自携带档案出档案室，不得将档案据为已有，严禁任何有损档案安全完整的行为。

附件5

机关档案室突发事件应急预案

为有效预防、及时控制和迅速消除突发事件对机关档案室档案造成的损害，提高档案管理工作的安全保障和应对能力，最大限度地减少损失，切实维护档案资料的实体安全，根据国家档案局《档案工作突发事件应急处置管理办法》《内蒙古自治区档案馆安全应急预案》等有关规定，特制订本预案。

一、适用范围

本预案中所指灾害为自然灾害和突发性事故。自然灾害包括：水灾、地震等。突发性事故包括：火灾、档案丢失、档案被盗、档案泄密、档案管理系统故障等。上述灾害若对档案室的档案、设施、设备、人员造成威胁，出现险情，应及时组织力量进行抢救。

二、工作原则

（一）预防为主。把预防灾害作为档案库房安全管理工作的重要任务，强化日常安全管理，完善灾害紧急处理工作措施，提高应对处置能力。

（二）档案优先。当灾害发生时，面临其他物质财产（人员除外）和档案同时需要抢救时，应当把保障档案安全作为首要任务，在第一时间采取有效措施，最大限度减少灾害对档案的危害。

（三）应急联动。坚持统一指挥、各负其责、自救为主、处室联动的原则，组织好应对突发性灾害给档案安全造成侵害的处置工作，并及时向上级主管部门报告，切实做到有效预防、及时控制和消除危害。

三、组织机构与职责

（一）应急组织机构

成立档案应急工作小组，其构成包括：

组长：分管档案工作副馆长

副组长：办公室主任

成员：档案室管理员，各处室、单位兼职档案员及物业管理人员

（二）职责

应急组织机构统一协调相关工作，形成有效的指挥体系，组织各有关部门按照应急预案开展工作，力争把损失降到最低；并根据实际情况，对预案提出调整、修订和补充意见，确保应急工作有序有效地开展。

档案室负责应急预案的实施并及时逐级上报进展情况。

档案室管理员，各处室、单位及物业管理人员做好配合工作，全体人员有责任和义务参加档案应急处置工作，服从指挥机构的安排，完成临时交办的救急任务。

四、抢救方法及程序

（一）一般性灾害操作步骤

发现档案室库房有被烧异味或墙面漏水现象，应当立即查找险源并向档案应急工作小组报告。如险情不大，能自行处置的，立即采取切实可行的办法迅速排除险情。事后应当及时上报发现险情及排除情况，查明原因，堵塞漏洞。

发生虫害、鼠害时，档案管理员应当立即采取措施，对档案进行消毒、杀虫灭鼠处理，并及时对受损档案进行修复。

（二）较大灾害操作步骤

1.较大火情

发现火情立即发出警报，提醒灭火和疏散，同时切断电源，向档案应急工作小组汇报。

利用附近的移动消防器材进行灭火，同时拨打消防报警电话，明确说明火灾地点。

在可能的情况下，组织实施档案资料抢救搬运工作。发生小范围局部火情时，转移至其他楼层安全区域；火情严重时，转移至室外安全区域。

及时向消防人员介绍险情，一切听从其专业指挥。

2.较大水情

发现严重渗水漏水现象，应当向档案应急工作小组汇报，同时迅速切断水源并利用工具、设备排水。

档案应急工作小组根据档案库房进水情况，确定档案是否需要立即转移。对灾害事故造成的受损档案，立即组织力量进行抢救。对受水淹档案，应当及时采取冷冻或干燥的办法稳定档案状态，避免灾情进一步恶化。

迅速查找原因，联系专人抢修和维护，堵塞漏洞。

3.档案被盗、泄密

发现档案被盗，档案管理员应当立即保护案发现场，并向档案应急工作小组报告。同时向公安机关报案，积极提供破案线索。

查明原因，追究责任。

4.档案管理系统崩溃

通知档案信息化处及维保公司技术人员，最大限度抢救档案数据。联系相关维保单位维修更新，进行系统恢复、数据导入或修复。查明原因，及时总结改进。

5.重大灾害操作步骤

发生危害档案安全，同时又伤害人身安全的灾害，如地震等重大情况时，可按照较大灾害抢险步骤进行排除。若险情危及供水、供电、通信等自身无法处理时，应当及时通知有关部门进行抢险救灾。

五、保障措施

（一）值班人员发现灾情，应当迅速拨打电话通知档案应急工作小组组长、副组长及其他责任人，并依据灾情程度，实施抢救操作步骤。

（二）在不危害人身安全的前提下，组织救灾，在各相关人员到达指定地点后安排其开展抢险救灾工作。

（三）在公安、消防、供电及其他抢险人员到达后，及时指明发生灾情位置。

（四）抢险救灾结束后，报告灾情情况，总结经验、吸取教训、持续改进。

（五）加强安全教育，增强防灾减灾意识。

（六）健全与公安、消防等专业队伍的联动机制，当灾害发生时，协助专业部门开展自救互助工作，最大限度减少损失。

（七）完善抢险救灾器材配置，保障后勤供给，消防器材应当定期更换，并保证消防通道畅通。

（八）档案室库房严禁吸烟或使用明火，严禁存放易燃易爆物品。

（九）档案室库房实行严格管理，非档案管理人员未经允许不得出入库房。

（十）档案管理员对进出库房的档案应当逐份清点，加强对档案利用的监控，利用完毕及时检查并归回原位。

（十一）选择安全可靠的档案管理系统和存储设备，建立档案电子数据备份系统，对重要数据实行实时备份。

六、奖惩措施

（一）对在档案应急抢救过程中有突出贡献的集体和个人，给予表彰和奖励。

（二）任何人对突发事件不得隐瞒、缓报、谎报或者授意他人隐瞒、缓报、慌报，有违反者或在档案应急处置工作中出现失职、渎职行为的，档案室应当向档案馆汇报，根据情节严重程度给予相应处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

附件6

机关档案室管理工作奖励和责任追究制度

为了强化对机关档案室的管理，激励先进，鞭策后进，确保机关档案室可持续发展，特制定本制度。

一、表彰奖励

对在机关档案室建设工作中做出下列贡献或成绩的处室、单位或个人建议档案馆给予表彰奖励，视人员情况及贡献大小纳入单位年终绩效奖励或颁发荣誉证书。

（一）在机关档案室管理体制机制建设工作中成绩突出的；

（二）在机关档案室基础设施建设和维护工作中成绩突出的；

（三）参与机关档案室应用系统建设，成绩突出的；

（四）在档案的收集、整理、录入、数字化、提供利用服务等工作中做出显著成绩的；

（五）在档案的保护和信息化管理工作中做出显著成绩的；

（六）在档案史料研究及档案文化传播工作中做出重要贡献的；

（七）将重要或珍贵的档案捐赠给机关档案室的。

二、责任追究

对有下列行为之一的档案工作负责人及直接责任人依法依规给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

附件7

人才配备与经费保障制度

为确保人才配备、经费保障能够满足机关档案室建设工作需要，特制定本制度。

一、机关档案室人才配备工作

1.配备相关专业技术人才

机关档案室应当配备档案专业或计算机、电子信息、自动化等相关专业人员，对计算机信息技术有一定了解，有过应用系统建设或管理维护的经验。在人员配备过程中，要严格把关，确保能够满足机关档案室建设的现实需要。

2.建立人才建设协同机制

定期培训各处室、单位兼职档案人员，更新知识结构，不断提升管理水平、业务能力及技能素养。建立档案室与档案信息化处、其他处室协作机制，通过处室协作弥补档案室人才储备的局限性，不断为机关档案室建设提供人才保障。

3.加大宣传力度

加大档案宣传力度，提高各处室、单位对机关档案室建设工作重要性的认识，推动各处室单位积极参与、配合机关档案室建设工作。

二、机关档案室建设经费保障工作

办公室应当积极向馆领导汇报机关档案室建设相关问题，争取政策支持和经费投入，大力保障基础设施、应用系统建设和维护能力。

每年投入必要经费，开展存量档案数字化工作和档案管理系统维护工作。

有计划有重点地推进电子文件归档工作，不断扩大档案电子化增量。